- La reforma de 2021 prohíbe la subcontratación de personal y solo permite servicios u obras especializadas registradas en el REPSE ante la STPS.
- Operar sin REPSE o con servicios mal contratados expone a multas laborales, no deducibilidad fiscal y responsabilidad solidaria en cuotas de IMSS e INFONAVIT.
- El cumplimiento exige revisar contratos, objeto social, registro vigente y comprobantes de pago de obligaciones de forma periódica.
Desde la reforma de 2021 en materia de subcontratación, contratar personal a través de terceros dejó de ser una decisión meramente operativa para convertirse en un asunto de alto riesgo legal, fiscal y de seguridad social. Muchas empresas en México mantienen esquemas heredados o celebran contratos de servicios sin advertir que un registro faltante o un objeto social mal definido puede traducirse en multas significativas, en la pérdida de deducciones fiscales y en responsabilidad solidaria frente a las autoridades. Comprender el alcance de estas sanciones es el primer paso para tomar decisiones informadas.
Qué cambió con la reforma de 2021
La reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT), publicada en el Diario Oficial de la Federación en 2021, prohibió la subcontratación de personal, entendida como poner trabajadores propios a disposición de un tercero para que este se beneficie de su labor. Lo que sí permanece permitido es la prestación de servicios u obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante.
Para prestar esos servicios especializados, el proveedor debe contar con el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Si desea profundizar en el concepto, puede consultar nuestro artículo ¿Qué es el REPSE?
Tipos de sanciones por incumplimiento
El incumplimiento no genera una sola consecuencia, sino que activa responsabilidades en tres frentes distintos que pueden presentarse de manera simultánea.
1. Sanciones laborales (STPS)
La Ley Federal del Trabajo prevé multas administrativas tanto para quien realiza subcontratación de personal prohibida como para quien presta servicios especializados sin el registro correspondiente. Estas multas se calculan con base en la Unidad de Medida y Actualización (UMA) y se aplican por cada trabajador afectado, por lo que el monto total puede escalar de forma considerable.
- Multa por subcontratar personal en contravención a la ley.
- Multa por prestar servicios especializados sin contar con el REPSE.
- Posible cancelación del registro para quienes ya lo tienen y reinciden o incumplen sus obligaciones.
Nota: verificar el monto y el rango de multas vigentes en la Ley Federal del Trabajo y en el Diario Oficial de la Federación, ya que se actualizan conforme al valor de la UMA.
2. Consecuencias fiscales (CFF, ISR e IVA)
El Código Fiscal de la Federación y las leyes del ISR e IVA establecen requisitos estrictos para que los pagos por servicios especializados sean deducibles y acreditables. Si el proveedor no está registrado en el REPSE o no se cumplen los requisitos documentales, la empresa contratante enfrenta:
- No deducibilidad del gasto para efectos del Impuesto sobre la Renta.
- No acreditamiento del Impuesto al Valor Agregado correspondiente.
- Posibles créditos fiscales, recargos y actualizaciones derivados de la determinación de la autoridad.
- En supuestos graves, la simulación de servicios puede analizarse a la luz de las disposiciones del CFF en materia de comprobantes que amparan operaciones inexistentes.
Nota: verificar los artículos y requisitos vigentes en el Código Fiscal de la Federación, la Ley del ISR y la Ley del IVA antes de tomar decisiones contables.
3. Responsabilidad en seguridad social (IMSS e INFONAVIT)
La normativa de seguridad social contempla la responsabilidad solidaria del contratante respecto de las obligaciones del prestador del servicio cuando este incumple. Esto significa que, ante el incumplimiento del proveedor, el IMSS y el INFONAVIT pueden exigir a la empresa contratante el pago de cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda no enteradas. Además, ambos organismos reciben información periódica de los prestadores especializados, lo que facilita la detección de inconsistencias.
Cómo prevenir el riesgo
La prevención se construye con disciplina documental y revisiones periódicas, no con una sola verificación inicial. Recomendamos considerar las siguientes prácticas:
- Confirmar que el proveedor cuenta con REPSE vigente y que su registro corresponde a los servicios efectivamente contratados.
- Asegurar que los servicios contratados no formen parte del objeto social ni de la actividad preponderante de la empresa contratante.
- Documentar contratos por escrito con objeto, alcance y especialización claramente definidos.
- Resguardar de manera periódica los comprobantes de pago de salarios, cuotas del IMSS, aportaciones al INFONAVIT y enteros de impuestos del proveedor.
- Realizar una revisión legal y fiscal del esquema de manera recurrente, especialmente ante renovaciones o cambios de proveedor.
Cada empresa tiene una estructura distinta, por lo que la evaluación debe ser específica. Puede solicitar un diagnóstico inicial para revisar su situación particular, o conocer cómo abordamos estos temas en nuestra área de cumplimiento en subcontratación (REPSE).
Conclusión: actúe antes de una revisión
El cumplimiento en materia de subcontratación no es un trámite que se resuelve una vez, sino un proceso que requiere atención continua. Revisar hoy sus contratos, validar el registro REPSE de sus proveedores y ordenar la documentación de respaldo le permite anticiparse a una eventual revisión de la STPS, el SAT o el IMSS, en lugar de reaccionar bajo presión. Si tiene dudas sobre su esquema actual o sobre un contrato específico, conviene revisarlo con asesoría profesional antes de que se convierta en una contingencia.